Dans l'univers des négociations, le paperboard reste un outil essentiel, souvent banalisé et sous-estimé. Au-delà de son apparente simplicité, il joue un rôle crucial dans la structuration et la clarté des échanges, facilitant la communication et la prise de décision.
Ainsi, le paperboard permet de visualiser en temps réel les points clés des discussions : positions des parties, propositions, concessions et accords potentiels. Cette représentation visuelle aide les participants à saisir rapidement des informations complexes, à identifier des tendances et à détecter des propositions qui pourraient passer inaperçues autrement. Selon une analyse de Vorecol, (plateforme de gestion de ressources humaines), « les organisations qui utilisent la visualisation des données améliorent la prise de décision de 5 à 6 fois ».
Un outil stratégique pour le rapporteur
Le rapporteur, en prenant possession du paperboard dès le début de la réunion, bénéficie d'un avantage stratégique. Être debout face aux autres participants assis lui confère une position d'autorité, renforçant sa capacité à guider les discussions et à reformuler les points abordés. Cette dynamique collaborative peut influencer positivement le déroulement de la négociation, en assurant une meilleure compréhension de chacun et en réduisant les malentendus.
Facilitation de la prise de décision et du suivi
La visualisation des informations sur le paperboard améliore la prise de décision en rendant les données plus accessibles et compréhensibles. Klaxoon (plateforme collaborative) estime que « le management visuel permet aux décideurs de comprendre rapidement des ensembles de données complexes, d'identifier des opportunités et de prendre des décisions éclairées ».
Après la discussion, les notes saisies sur le paperboard serviront de base pour le reporting commun, garantissant que les décisions prises sont fondées et facilement consultables.
En conclusion : outil incontournable de nos négociations, qu’il soit électronique ou papier, le paperboard facilite la communication, structure nos échanges et nous aide à construire nos décisions... Si comme vu précédemment, il offre un avantage stratégique à la partie qui l’utilise, sa raison d’être est collaborative… D’où le fait de rester vigilant et de ne pas hésiter à corriger le rapporteur afin que sa retranscription reste fidèle à la réalité des échanges.