Un sondage publié par OpinionWay* le 6 juin dernier affirme que les salariés français passeraient 4,5 heures par semaine en réunion… Ce qui ramené à une année complète s’élève à plus de trois semaines. Quant aux cadres, ils y passeraient le double, soit six semaines par an. Là où le bât blesse : les salariés interrogés considèrent à peine plus de la moitié de ces réunions comme productives. Qu’en pense t-on chez Scotwork ? « Réunion entre deux portes ! »
Revenons-en au sondage : 18% des salariés déplorent qu’il n’y ait pas d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini et 26% ne voient pas la nécessité de leur présence. 75% d’entre eux se sentent obligés d’assister aux réunions auxquelles ils sont « invités » (Source l’Express Entreprise et les Echos). De plus, l’étude indique que seule une réunion sur 4 aboutit à une prise de décision. Face à ce constat d’inutilité : seuls 46% des participants prennent des notes, tandis que les autres font toute autre chose : consultation de mails et de SMS, promenade sur internet, travail sur des dossiers n’ayant aucun lien avec l’objet de la réunion, voire jeux sur leurs smartphone (si si c’est du vécu !).
En bref, si la réunionite semble ainsi diagnostiquée, elle se soigne facilement :
- Un ordre du jour précis adressé dans des délais permettant à chacun d’en prendre connaissance et de l’étudier. Et ainsi de ne pas se présenter les mains dans les poches, mais avec des attentes parfaitement structurées et des réponses bien anticipées.
- Un objectif clairement annoncé. Le tout rappelé en début de réunion par l’animateur principal, ainsi que le temps estimé pour chaque point abordé et un rappel à l’ordre sur la non utilisation des outils numériques.
- La durée totale de la réunion sera également bien sûr précisée… Sachant qu’un brainstorming qui excède une heure finit par tourner en rond.
Si la préparation d’une négociation est essentielle pour bien mener une négociation, elle commence par une réunion avec les équipes en présence… Chacun aura pris soin de s’y présenter en toute connaissance de cause et de l’objectif à atteindre. Quant à la négociation elle-même, elle diffère de la simple réunion… Parfois, elle joue les prolongations, jusqu’à devenir marathon ou se mener jusque tard dans la nuit, comme parfois dans certaines négociations sociales. L’art de la pause et de l’ajournement permettent à chaque partie de reprendre des forces, de consulter sa hiérarchie ou des experts.
Mais quelle que soit la vocation d’une réunion, il y a des règles simples à respecter qui exigent une implication et une réflexion au préalable, sans oublier l’écoute et la qualité des échanges, c’est là le prix de l’efficacité….
A chacun donc de savoir « réunir » ses meilleurs atouts ! Pas pour briller mais pour être juste efficace. Organiser une réunion ne s’improvise pas : déterminer un objectif, poser les bonnes questions, écouter et savoir conclure. Point final !
* Etude réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 collaborateurs d’entreprises de plus de 500 salariés et plus.